ビジネスの世界で避けて通れないミーティング。
「有意義な時間ではなかった」と感じた経験は多くの人にあると思う。
しかし、たった5分の準備で、ミーティングの質を向上させることができる。

「5分の準備」の意義

たった5分だけでいい。

ミーティングの準備に5分間を使うことで、以下のような効果が期待できる。

1. ミーティングの目的を明確にできる
2. 参加者と良好な関係を築きながら建設的に議論ができる
3. 効率的な進行のための下準備ができる

これらの準備が、ミーティングの質を大きく左右する。

準備は柔軟に

具体的な準備方法は、ミーティングの性質や参加者、目的によって異なる。
その時々の状況に応じて、最適な準備を行うことが重要だ。

しかし、もし何をすべきか迷った場合は、以下の3つを押さえておくと良いだろう。

• そのミーティングで達成したいことを言語化する
  • 例：プロジェクトの次のフェーズに関する合意を得る
• 達成したいことへの提案を決めておく
  • 例：スケジュールの修正案を2つ用意し、どちらが適切か議論する
• アイスブレイクで何を話すか決めておく
  • 例：「前回話し合った顧客フォローアップの新しい方法を試してみました。反応が良くて驚きました。」

これらの準備により、ミーティングの方向性が明確になり、スムーズな進行が期待できる。

さいごに

たった5分の投資で、ミーティングの質は大きく変わる。
この小さな習慣が、大きな成果を生み出すかもしれない。