たくさんのツールを使ってもパンクしないタスク管理術

「様々なツールを使われていると思うのですが、タスク管理はどのようにされているのでしょうか？」

こんな質問を受けたので、今回は私のタスク管理方法についてお話ししたいと思う。

確かに、現代のビジネスパーソンは実に多くのコミュニケーションツールを使用している。
LINE、Slack、Notion、Instagram、Messenger、メール...。
これだけ多くの連絡手段があると、情報の整理や返信の優先順位といった管理に悩む方も多いのではないだろうか。

通知管理の課題

以前の自分も、まさにその渦中にいた。
スマートフォンに通知が来るたびに確認し、「後で返信しよう」と思いながら結局忘れてしまう。
通知に振り回される生活は、精神的な負担が予想以上に大きい。

特に以下のような状況では、著しく集中力が削がれていた。

• 食事中の通知
• 深い思考を必要とする作業中の通知
• 人との会話中の通知

これらの通知は、その瞬間の体験を台無しにするだけでなく、頭の片隅に「後で返さなければ」という負債を残していく。
この負債が積み重なることで、日々の活動に支障をきたすようになっていった。

通知処理の新しい習慣化

この状況を改善するため、現在は以下のような方法を実践している。

1. 通知は1日1回、朝一で一括処理する
2. スマートフォンの通知はオフにする
3. メッセージへの対応は「その場で返信」か「タスク化」の二択のみ

特に重要なのは、「後で返信しよう」という曖昧な状態を作らないことだ。
この習慣により、以下のような効果が得られる。

• 相手からすれば、遅くともおおよそ1営業日以内に返信が来ることが期待できる
• 自分の中での精神的な負担が大幅に軽減される
• 集中力を保ったまま、本来の業務に取り組める

実践的なタスク管理の方法

メッセージを確認した際の対応は、以下の2パターンに単純化している。

1. その場で返信
   • 1,2分で返せる簡単な確認事項
   • はい/いいえで答えられる質問
2. タスク化して対応
   • 調査や確認が必要な事項
   • 資料作成が必要なもの

タスク管理ツール（私の場合はTodoist）に登録する際は、最終アウトプットから逆算して分解することを心がけている。

例えば「企画書を作成する」というタスクは以下のように分解する。

1. 目的・読者の整理
2. 構成の決定
3. ドラフト作成
4. 最終版の作成
5. レビューと修正

このように分解することで、大きな課題も単調な作業の連続として捉えられるようになる。
「企画書を作成する」という漠然としたタスクは億劫に感じるが、「目的を整理する」という具体的な作業なら取り組みやすい。

実践による具体的な効果

この方法を実践することで、以下のような効果が得られた。

1. 精神的な負担の大幅な軽減
   • 通知に振り回されない生活
   • タスクの進捗が明確になることによる安心感
   • 集中力の維持
2. 業務効率の向上
   • 明確な優先順位付けが可能に
   • タスクの見落としが減少
   • 期限管理の適正化
3. コミュニケーションの質の向上
   • 返信の確実性が増加
   • より整理された形での返信が可能に
   • 関係者との信頼関係の強化

まとめ：未来の自分のために

このタスク管理方法の本質は、未来の自分の精神的な負担を減らすことにある。
通知をコントロールし、タスクを適切に分解することで、不測の事態も最小限に抑えることができる。

日々の小さな工夫の積み重ねが、結果として大きな生産性の向上につながっていく。
まずは朝一での通知の処理から始めてみてはいかがだろうか。